Wiemy, że sprawne i efektywne działanie zespołów w organizacji, to fundament dynamicznej i wydajnej firmy, a więc takiej, która odnosi sukcesy.
Jeśli my między sobą komunikujemy się właściwie, to efekty naszych działań są lepsze, a cele osiągane są szybciej. Możemy uzyskać rzetelny feedback od Klienta, którego projekt jest realizowany na czas i zgodnie z jego oczekiwaniami.
W Indevops do komunikacji używamy zaledwie trzech narzędzi. To bardzo ułatwia szybkie rozwiązanie tematów, eliminuje rozproszenie uwagi, dzięki czemu wymiana myśli między nami odbywa się płynnie i to bez względu na to, z jakiego miejsca pracujemy i w jakiej strefie czasowej.
W pierwszej kolejności nie wysyłamy między sobą e-maili lecz działamy wyłącznie na zadaniach, do czego wykorzystujemy Easy Redmine. Wgląd do nich mają wszystkie zainteresowane osoby. Każdy może dodać do zadania notatkę, zasugerować rozwiązanie lub podsunąć pomysł na realizację tematu w odpowiednim dla niego czasie. Jak kojarzycie takie miejsca jak Jira czy Discourse, to nasz Easy Redmine jest właśnie takim rozwiązaniem. Używamy też dodatkowych, wyspecjalizowanych narzędzi w innych obszarach firmy, np. nasz zespół DEV używa GitLaba.
Choć my bardzo dbamy o jakość treści słownej, by była zrozumiała dla całego grona.
Na potrzeby spotkań zdalnych jak i hybrydowych korzystamy z Teams’ów. Nie prowadzimy na nich chat’ów, bo te rozpraszają, używamy ich do wspólnej, bezpośredniej interakcji, która ludziom jest potrzebna. Przykładowo w ten sposób realizujemy nasze daily, przerwy na kawę czy wirtualne biuro, w którym spotykamy się co dwa dni.
Jest też poczta e-mail, ale używana wyłącznie do komunikacji zewnętrznej, która i tak jest widoczna w Easy Redmine, co nadaje ciągłość komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej.
Co nam to daje?
Umożliwia ciągłe współdzielenie się wiedzą, poczucie współtworzenia i współodpowiedzialności, nieskrępowaną wymianę myśli, ale i też lepszą jakość oraz czytelne i przejrzyste zasady.
U nas każdy jest współtwórcą, a całość stanowi naturalną bazę wiedzy dla innych zarówno przyszłych jak i obecnych współpracowników. Eliminujemy tym samym wyszukiwanie wiedzy w wielu zasobach, co znacznie przyspiesza odnalezienie właściwego, interesującego nas zagadnienia.
I jeszcze dlaczego tak? Dla mnie najfajniejsze jest ograniczenie rozpraszaczy, którymi zawsze były chat i e-mail. Pamiętam swoje doświadczenia z poprzednich firm jak z e-maili tworzył się tzw. efekt kuli śnieżnej. Kojarzycie? To jak każda osoba na liście mailingowej dodaje następną osobą tylko po, to aby zrzucić z siebie odpowiedzialność za wykonanie zadania. Ile czasu traciłam na czytanie e-maili, które mnie nie dotyczyły, zamiast zająć się pracą. A najlepsze było, gdy ktoś do mnie przychodził, albo pisał na chacie czy przeczytałam już jego e-maila.
Dajcie znać jak, to wygląda u Was.